Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik minder spam binnen krijg?

Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik minder spam binnen krijg?


Spam.
Nog zoiets.


Super vervelend. En niemand wordt er blij van. In dit artikel geven we je graag wat inzicht in hoe emails als spam beoordeeld worden en hoe ze op basis daarvan gemarkeerd en behandeld kunnen worden. 

Wist je dat Alphamega elke dag bijna een miljoen emails verwerkt? Meer dan de helft daarvan is spam en wordt door onze filters tegengehouden. Van de rest is ongeveer een kwart ook nog spam, alleen kunnen we dat niet met 100% zekerheid vaststellen. Daarom markeren we die emails met SPAM? in de onderwerpregel. Daardoor kunnen deze emails makkelijk herkend worden en met een emailregel in een apart mapje geplaatst worden. 

Wat Alphamega kan doen tegen spam-emails

Alle emails gaan eerst door ons spamfilter. Het eerste wat we checken is of de afzender op een blacklist staat. Is dat het geval, dan wordt de email verwijderd. Dit is meer dan de helft van alle email. Zo'n half miljoen emails per dag (alleen al van Alphamega klanten). 

Spam score

Daarna wordt de inhoud en opmaak van elke email die binnenkomt door het spamfilter beoordeeld op een hele uitgebreide set van checks. Er wordt gekeken naar welke woorden gebruikt worden, of er links in staan en wat voor technieken er toegepast worden. Hier wordt met een ingenieus puntensysteem een totaalwaarde aan toegekend. 

Heeft een email een score van 5 of meer, dan wordt deze gezien als spam. 

Maar het probleem is dat niet alle emails met die score ook daadwerkelijk spam zijn. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat je vliegmaatschappij een email stuurt met je tickets er in en dat die als spam beoordeeld wordt. Wat dan?

Wij hebben onze servers zo ingesteld dat alle mail met score 5 of hoger, in de onderwerpregel van de mail de markering SPAM? mee krijgt. Maar omdat het niet waterdicht is (en je die vliegtickets toch echt wel graag wilt hebben) verwijderen wij deze mails niet. We laten ze gewoon door.

Deze spam-gemarkeerde emails komen in je mailbox terecht.

Je kunt ook zelf de score aanpassen, zie hiervoor: Spamfilter aanpassen

Wat jij kunt doen tegen spam-emails

Natuurlijk is het super vervelend, om elke dag tientallen emails te krijgen met die SPAM? markering. Die staan dan gewoon tussen alle echte, goede emails. En dat is niet werkbaar. Gelukkig zijn er een aantal dingen die je kunt doen om dit in goede banen te leiden. 

  1. Maak een emailregel aan in je mailprogramma.
    Je kunt met een emailregel deze mailtjes automatisch in een apart mapje laten zetten. Dat mapje kun je dan altijd inzien (kijken of je vliegticket daarin terecht is gekomen) en je kunt dat mapje af en toe leeggooien. Dat leeg gooien kun je vaak zelfs automatisch instellen (alles ouder dan 30 dagen weggooien bijvoorbeeld).

  2. Gebruik het ingebouwde spamfilter van je mailprogramma.
    De meeste mailprogramma's (zoals Outlook, Thunderbird, Apple Mail, iOS en Android) hebben zelf uitstekende spamfilters ingebouwd. Je kunt zo'n junkmail functie instellen, zodat je mailprogramma automatisch alle junkmail in een apart mapje zet.

  3. Gebruik webmail om je spambeheer in te stellen op serverniveau. (Aanbevolen!)
    Let op: dit werkt alleen met Roundcube, niet met Horde (gebruik je nog Horde, stap dan over op Roundcube). Hier kun je een emailregel instellen die alle spam in een mapje gooit. Maar je kunt, met een eenmalige instelling, ook alle spam-gemarkeerde email permanent laten verwijderen, vóórdat het in je inbox terecht komt. Maar dit is riskant, want dan mis je mogelijk die vliegtickets-email van de KLM.
Alphamega adviseert om optie 3 te gebruiken.
Hieronder leggen we je uit hoe je deze drie opties kunt instellen. 

Optie 1: Spam gemarkeerde emails in een mapje zetten met een emailregel

Voor elk mailprogramma werkt het net even anders. Maar de algemene stappen zijn: 
  1. Als die er nog niet is, maak dan een map aan die je SPAM? noemt
  2. Zoek op waar je de emailregel kunt aanmaken
  3. Stel de emailregel zo in dat [ALS] onderwerp van de email bevat [SPAM?] [DAN] email verplaatsen naar map [SPAM?]. 
  4. Bewaar de regel en voer de regel eventueel uit op alle berichten die al in je inbox staan. 
  5. Zo. Opgeruimd staat netjes. Alle nieuwe spam mailtjes komen vanaf nu direct in dat mapje te staan. 
  6. Hier vindt je handleidingen voor het instellen van mailregels voor verschillende mailprogramma's: 

Emailregel maken in Outlook

Emailregel maken in Apple Mail

Emailregel maken in Thunderbird

De meeste email-apps op smartphones en tablets hebben geen functie voor het instellen van emailregels. Gebruik daarvoor optie 3: instellen via webmail. 

Optie 2: Gebruik het ingebouwde spamfilter van je mailprogramma.

De meest populaire mailprogramma's (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) hebben hele goede, ingebouwde spamfilters. Deze kun je zo instellen dat ze alle mail die door het filter van het programma als spam wordt gezien (ongeacht of er SPAM? in voorkomt), in een Reclame/Spam/Junk mapje zetten. 

Hier vindt je handleidingen voor het instellen van ingebouwde spamfilters voor verschillende mailprogramma's: 

Spamfilter instellen in Outlook

Spamfilter instellen in Apple Mail

Spamfilter instellen in Thunderbird

De meeste email-apps op smartphones en tablets hebben geen ingebouwd spamfilter. Gebruik daarvoor optie 3: instellen via webmail. 

Ons advies:

Optie 3: Gebruik webmail om je spambeheer in te stellen op serverniveau.

Let op: dit werkt alleen met Roundcube Webmail. Niet met Horde (gebruik je nog Horde, stap dan over op Roundcube).

Het grote voordeel van het instellen van je spam middels Roundcube Webmail, is dat de afhandeling van die spam al gebeurt op de server. Dus nog vóórdat de mail doorgestuurd wordt naar je inbox en je mailprogramma (computer, laptop, tablet, smartphone). 

Een ander voordeel is: je stelt het hier één keer in, en het werkt altijd op elk apparaat en in elk mailprogramma. Dus ook op mobiel en tablet, die niet over ingebouwde spamfilters beschikken en waarin je geen emailregels kunt aanmaken. 

Dat maakt instellen via Roundcube Webmail de beste keuze en dat is waarom we het aanraden. Het is ideaal in combinatie met IMAP. Maar met POP3 is het ook te doen. 

Je kunt het op twee manieren instellen: 

  1. SPAM? gemarkeerde emails in een Spam/Junk mapje laten zetten (aanbevolen).

  2. SPAM? gemarkeerde emails permanent laten verwijderen nog voordat email naar je inbox verstuurd wordt (riskant!).

Hieronder leggen we beide manieren uit.

SPAM? gemarkeerde emails in een Spam/Junk mapje laten zetten (aanbevolen).

Log in op je Roundcube Webmail (webmail.jouwdomeinnaam.com) met je emailadres en het wachtwoord dat bij dat emailadres hoort. Klik rechtsboven op Instellingen. Dan op Filters en dan (onder in het paneel) op +. Nu kun je een filterregel aanmaken die alle emails waar de markering SPAM? in de onderwerpregel staat automatisch verplaatst naar een mapje Spam (of Junk). 


Video

  • inloggen op je webmail [0:00]
  • instellen dat SPAM in een apart mapje gezet wordt [0:52]


Zo log je in op je Webmail

  1. ga naar webmail.jouwdomeinnaam.com (waarbij je voor 'jouwdomeinnaam.com' natuurlijk je eigendomeinnaam invult)
  2. Vul bij gebruikersnaam je volledige emailadres in (waar deze domeinnaam in verwerkt zit)
  3. Vul het wachtwoord in wat bij deze mailbox hoort. 
  4. Klik op "Inloggen"

Zo regel je hoe SPAM afgehandeld moet worden

De spam en virusfilters van Alphamega beschermen je inbox. Virussen worden tegengehouden. Alle emails worden beoordeeld volgens een speciaal puntensysteem. Komt de score boven de 5 punten uit, dan is de kans groot dat het spam is. Maar dat is niet zeker. Soms worden emails met vliegtickets van de KLM of Ryanair ook als spam beoordeeld, terwijl het dat natuurlijk niet is. Daarom laten wij alle emails die potentieel spam kunnen zijn, toch door. Maar, we markeren deze door erin de onderwerpregel het woord "SPAM?" in te zetten. 

Hier kun je niet alleen snel mogelijke spam aan herkennen, of je mailbox op onderwerpregel sorteren. Je kunt ook een emailregel aanmaken, die (reeds op de server) de spam-gemarkeerde emails in een apart mapje zet. Dan komen ze niet tussen al je gewone emails te staan, maar kun je ze toch af en toe raadplegen. 

  1. Ga naar webmail.jouwdomeinnaam.com (waarbij je voor 'jouwdomeinnaam.com' natuurlijk je eigen domeinnaam invult)
  2. Vul bij gebruikersnaam je volledige emailadres in (waar deze domeinnaam in verwerkt zit)
  3. Vul het wachtwoord in wat bij deze mailbox hoort. 
  4. Klik op "Inloggen"
  5. Klik rechts boven op "Instellingen"
  6. Klik in de linkerkolom op "Filters"
  7. Klik in de 2e kolom op de + onderin
  8. Geef het filter een naam, bijvoorbeeld "SPAM?"
  9. Zet een bolletje bij "die voldoen aan de volgende regels"
  10. In de dropdowns kies je "Onderwerp" en "bevat"
  11. Daar achter geef je het woord in wat de onderwerpregel moet bevatten. In dit geval het woord "SPAM?"
  12. Bij filteracties kies je voor "verplaats bericht naar" "spam"
  13. Klik op opslaan. 

SPAM? gemarkeerde emails permanent laten verwijderen (riskant!).

Dit is een zaligheid. Maar wel riskant. De spamfilters geven een beoordeling aan elke email. En wanneer die boven de 5 punten komt, wordt het gemarkeerd als spam. Maar het komt regelmatig voor dat een email ten onrechte als spam wordt gemarkeerd. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven, maar ook vliegtickets of andere belangrijke emails. Dit is niet te voorkomen. 

Als je de volgende instellingen gaat doen, kun je er dus zeker van zijn dat je vroeg of laat een belangrijke email misloopt. Toch willen we je deze optie niet onthouden, want sommige klanten geven hier alsnog de voorkeur aan. 

Log in op je webmail (webmail.jouwdomeinnaam.com) met je emailadres en het wachtwoord dat bij dat emailadres hoort. Klik rechtsboven op Instellingen. Dan op Filters en dan (onder in het paneel) op +. Nu kun je een filterregel aanmaken die alle emails waar de markering SPAM? in de onderwerpregel staat automatisch verwijderd. Kies hiertoe de optie "Ontdoen van bericht". 


Wat kun je doen met spam die ondanks al deze maatregelen er toch nog tussendoor glipt?

Dit is een eeuwige strijd tussen de spammers en de spamfilters. Spammers worden steeds slimmer en gebruiken allerlei technieken om de spamfilters te slim af te zijn. Dus je zult helaas nooit helemaal verlost zijn van spam.

Toch kun je daar wel iets tegen doen. Als dergelijke spammailtjes toch door de filters heen glippen en bij jou terecht komen, kun je ze in je mailprogramma markeren als spam. Sommige mailprogramma's worden daardoor 'slimmer' in het verwerken daarvan (automatisch naar een spam of junk mapje verplaatsen) en sommige mailprogramma's geven dit ook weer door aan de spamfilters, zodat die ook steeds slimmer worden. 

Gebruik hiervoor 'Optie 2: Gebruik het ingebouwde spamfilter van je mailprogramma.' (Zie hierboven). 

Zie ook:



    • Related Articles

    • Spamfilter aanpassen

      Helaas is spam een dagelijkse gang van zaken geworden en hebben we er allemaal last van.  Er zijn een aantal mogelijkheden om zoveel mogelijk spam als zodanig te laten markeren en/of verplaatsen. Voor we dat gaan uitleggen wat extra informatie over ...
    • Hoe kan ik mijn mailbox opschonen?

      Als je mailbox helemaal vol zit kan er geen nieuwe mail meer bij. Dat kun je oplossen door je mailbox groter te maken of door een deel van je (oude) emails te verwijderen. In dit artikel gaan we je uitleggen hoe je een deel van je mail kunt ...
    • Zit er een spamfilter en een virusfilter op mijn mailbox?

      Wist je dat Alphamega elke dag bijna een miljoen emails verwerkt? Meer dan de helft daarvan is spam en wordt door onze filters tegengehouden. Van de rest is ongeveer een kwart ook nog spam, alleen kunnen we dat niet met 100% zekerheid vaststellen. ...
    • Ik kan ineens geen emails meer versturen. Hoe kan dat?

      Heb je problemen met het verzenden van email? Dat kan twee oorzaken hebben. Er kan iets mis zijn met de instellingen van je uitgaande mailserver (SMTP). Klik hier voor de juiste SMTP-instellingen .  Het kan zijn dat je IP adres op een blacklist ...
    • Email Instellingen in het Technical Controlpanel (Plesk)

      Email Instellingen in het Technical Controlpanel Binnen het Technical Controlpanel (Plesk) kun je snel en meer geavanceerde email instellingen toepassen. In dit artikel laten we je zien hoe je verschillende emailinstellingen kunt doen in het ...